OFFRE D'EMPLOI : TECHNICIEN - TECHNICIENNE EN ADMINISTRATION


Sous l’autorité du président-directeur général de l’Institut national des mines (Institut), la technicienne-technicien administratif coordonne les services administratifs et financiers, notamment les travaux qui doivent être exécutés par la firme comptable externe. Elle prend aussi en charge la gestion financière régulière de l’Institut. Elle s’assure que les rapports et les redditions de comptes reliés à la gestion financière soient transmis dans les délais prescrits auprès des autorités gouvernementales compétentes. Elle effectue des travaux de secrétariat et de suivi des dossiers pour le président-directeur général. Elle est responsable de la gestion documentaire en conformité avec les règles de conservation de l’Institut. 

Principales tâches et responsabilités

1.     Gestion financière

- Effectuer les transactions comptables reliées aux fournisseurs; 
- Assurer la production et la transmission des rapports et des redditions de comptes aux différentes instances gouvernementales dans les délais prescrits;
- Collaborer avec la firme comptable pour la tenue des livres et la préparation des états financiers annuels et superviser la tenue de livres mensuelle; 
- Faire le suivi des contrats de service attribués par l’Institut; 
- Collaborer avec le Vérificateur général du Québec dans les travaux d’audit; 
- Collaborer avec le PDG pour la préparation des prévisions budgétaires annuelles et la gestion financière de l’Institut.

2.     Gestion de la paie, du parc de cellulaires et du parc informatique 

- Vérifier, valider et transmettre toutes les données requises pour la gestion de la rémunération et des avantages sociaux du personnel; 
- Gérer les accès SAGIP du personnel responsable de la gestion de la rémunération au CSPQ; 
- Transmettre au personnel les relevés de paie et les relevés d'impôt annuels; 
- Effectuer toutes les transactions nécessaires à la gestion du parc de téléphones cellulaires de l’Institut;
- Assurer, avec le technicien en informatique, la gestion de la sécurité du parc informatique.
 
3.  Gestion documentaire

- Effectuer toutes les entrées de données nécessaires à la gestion documentaire dans le logiciel Ultima;
- S’assurer que les dossiers physiques soient classés et à jour;
- Sécuriser l’accès aux bureaux de l’Institut et aux informations confidentielles contenues dans les dossiers du personnel par une gestion rigoureuse des clés;
- Informer périodiquement les autres employés sur les règles de conservation des documents.

4. Secrétariat et soutien technique

- Effectuer le secrétariat du PDG, des réunions d’équipe et du comité d’audit; 
- Faire la gestion du courrier et le transmettre au personnel concerné;
- Gérer l’agenda du PDG, les réservations de chambre et d’avion lors de déplacements;
- Offrir un soutien pour différentes tâches administratives ou rédactionnelles auprès des autres membres du personnel. 

Compétences spécifiques

· Connaissance avancée du logiciel comptable SAGE;
· Connaissance des logiciels de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et de l’environnement Windows;
· Connaissance en comptabilité et en gestion financière ;
· Connaissance d’un logiciel de gestion documentaire (Ultima ou autre);
· Maîtrise de la langue française (oral et écrit) et excellente capacité de rédaction administrative;
· Facilité à communiquer et excellentes relations interpersonnelles;
· Aptitude pour le travail d'équipe;
· Capacité à travailler sous pression pour rencontrer des délais serrés;
· Sens de la planification et de l’organisation;
· Débrouillardise et flexibilité;
· Créativité, polyvalence et dynamisme. 

Qualifications requises

· Diplôme d’études collégiales (DEC) de technique en administration ou l’équivalent;
· Détenir une formation portant sur les notions de base en gestion documentaire est un atout;
· Avoir de 4 à 6 ans d’expérience dans des fonctions similaires (au sein d’un organisme gouvernemental serait un atout). 

Renseignements complémentaires 

Statut :                         35 heures/semaine (du lundi au vendredi)
                                    Contrat de deux (2) ans (après une période de probation de six (6) mois) et contrat renouvelable

Lieu d’affectation :        Siège social de l’Institut national des mines
                                     125, rue Self
                                      Val-d’Or  (Québec)  J9P 3N2

Traitement :                  Minimum =       41 804 $
                                     Maximum =      59 300 $

     Une allocation forfaitaire de 8 % s’ajoute au salaire de base pour compenser l’absence de certains avantages sociaux (assurance   
     collective et régime de retraite). 
 
Toute personne intéressée à présenter sa candidature est priée de faire parvenir son offre de service par écrit ou par courriel accompagnée de son curriculum avant le 4 décembre 2018 aux coordonnées suivantes :  
Institut national des mines
125, rue Self
Val-d’Or  (Québec)  J9P 3N2